“Saya ulang ya mbak, jadi pesanannya 100 pax set menu coffee break, dengan menu the, kopi dan krimmer, 3 macam kue, American risoles, lemper ayam, dan sus éclair. Siap dimeja jam 08.00 pagi. Cover taplak warna putih dengan renda samping warna merah maroon. Semua peralatan dari kami, 2 org waitress dibantu 2 org lagi didapur?”

“benar mbak Fat, saya harus bayar berapa dulu?”

“50% saat pesanan confirmed dan 50% lagi saat selesai acara!”

B egitu pembicaraan yang biasa saya lakukan setelah selesai ‘mendapat perintah’ alias ‘order’ dari seseorang. Hal lain yang saya lakukan kemudian adalah mengirimkan Confirmation Letter kepada customer, melalui email d/h fax.

Nah, pada hari H, ketika sajian sesuai pesanan tersedia dimeja, saya segera menghadap PIC project dan bersama-sama saya ajak beliau memeriksa sajian dan membacakan pesanan sambil menunjukkan jenis makananya secara riil dimeja saji. Begitu selesai, beliau mengangguk, saya langsung minta tanda tangan persetujuan dan berkata,”jam berapa saya bisa terima pembayaran akhir Mbak?”.

Saya menganggap hal seperti ini sangat penting. Kebetulan pengalaman kerja sebagai sekretaris, surat menyurat seperti ini ‘wajib’ hukumnya. Karena saya memahami, yang pesan pasti akan memproses permintaan dana dibagian keuangan. Tanpa surat semacam ini, dia akan kesulitan mengurusnya. Artinya, saya memposisikan diri memudahkan customer mengurus pembayaran dikantornya.

Akan halnya buat kita sebagai pelaku usaha, surat semacam ini menjadi pengaman tersendiri. Bila terjadi perubahan jenis kue dan lain sebagainya. Langsung saja minta kepada customer, menulis apa yg diinginkan. Dengan demikian pihak saya sebagai penyedia jasa dan beliau sebagai customer dalam keadaan aman. Project yang sedang dikerjakan saya anggap sebagai kerjasama saya dan pemesan yang harus berjalan dengan baik. Bila sukses dimata customer insya Allah saya dianggap baik, dan dikantornya sendiri customer sy akan mendapat pujian dari kantornya karena pekerjannya dianggap baik.

Pernah saya mendapatkan order catering yang dicancel sore hari sehari menjelang hari H. Jujur, saya sempat panik dan ingin nangis saja rasanya melihat daging, ikan dan sayur mayur yang menumpuk didapur. Setelah diam dan berpikir, bermodalkan confirmation letter ini, saya menulis surat kepada perusahaan yang telah memesan, setelah sebelumnya sy berkomunikasi baik-baik dengan PIC-nya yg pesan. Saya meminta pembayaran 100%, meskipun order batal. Dan, alhamdulillah nasib baik berpihak kepada saya. Pembayaran 100% saya terima. Dengan perasaan riang gembira, semua bahan makanan tetap dimasak. Sebagian digunakan untuk makan-makan dikantor tersebut (para pekerja disanapun gembira), dan sebagian lagi disumbangkan. Karena saya saat itu harus masak untuk 200pax.

Untuk pemesanan yang jumlahnya sedikit, berupa kue ulang tahun, tumpeng, dan lain-lain yang dirasa tidak membutuhkan confirmation letter, tetap saja kita perlukan document pendukung. Minimal sms atau email. Sering saya mendapatkan order by phone dijalan, dan menyadari sy pelupa, demi kebaikan bersama saya selalu meminta pemesan untuk sms dan atau mengirimkan email. Keuntungan dari tulis menulis ini, saya juga mendapat kemudahan memberikan tugas lanjutan kepada juru masak didapur.

Jadi kata kuncinya adalah, berkomunikasilah dengan baik dan buat konfirmasi akhir minimal 2 hari sebelum hari H. Jadikan customer sebagai sahabat yang sedang membutuhkan bantuan kita. Solusi kita berikan dan kesepakatan yg baik kita pegang bersama. Dengan demikian insya Allah tidak ada niatan merugikan satu sama lain. Yang ada hanyalah silaturahmi semakin baik dan pelanggan kita bertambah satu lagi. (fb)